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日常合同管理的具体工作内容

来源:商翼云澳门太阳城  时间:2014-01-28

  合同一经签署直至解除会形成合同关系(同时也是一种法律关系),因此现代企业的合同管理要善始善终,考虑全面。依据我国合同管理的实践而言,管理好企业的合同以下工作是重点:

  2.1建立并完善规章制度

  首先要建立合同管理制度。由于我国的市场经济起步较晚,企业管理制度还不够成熟,合同管理工作也是刚刚步入正轨,许多的合同管理制度还没有形成规章。因此需要我们在摸索中制定合理的合同管理制度,不断加入新的合同管理条款,让合同管理有章可循。其次,完善合同管理制度让它更加切实可行。合同管理制度若只是一纸空文而未经实践的检验,会显得刻板无力。经过企业的实践运用,可以让合同更加切实可行更有效的为企业服务,同时合同管理制度也得到了完善。

  2.2提高合同管理人员的业务水平

  合同管理是一项专业性极强的工作,需要合同管理人员具备相应的业务素质。如果合同管理人员的水平不够,合同管理的质量就会受到严重影响。因此提高合同管理人员的业务水平显得格外重要。为此我们应提升合同管理人员的责任意识、加强对相关人员进行培训和考核,应完善持证上岗制度,真正让他们的业务水平得到加强,合同法律意识得到提高。

  2.3日常合同的管理

  有了制度的保障和人员的准备接下来需要做的就是合同的审理工作了。合同的审理必须作到以下几点:

  ①审查合同当事人的资格与信用。在签订合同之前,首先要审查并核实待签的合同当事人的资质(需要审核的资质有签约资格、执行能力、信用度等)。合同当事人具备合同所需的相关资质是签约的重要前提,因此这一环节相当的重要。需要我们引起足够的重视,严把合同当事人的资格与信用的审查。重点审查以下几方面的内容。1)营业执照,从营业执照中能够看出一个企业的基本情况,诸如,法人代表的姓名、企业的性质、注册资金数、经营范围、厂址等。2)授权委托书,业务员在跑业务的过程中,可以凭借企业给予的授权委托书独自承办企业的合同,作为意向太阳城网址的企业或个人应该向业务员索要该业务员所在企业的委托书原件,来证明该业务员的合法性,降低自身的签约风险。3)资产负债率,对一个企业的负债情况进行考察,可以知晓一个企业的运营情况和经济实力,我们应该选择资金雄厚、运营情况好的公司确立合作关系。4)企业的业绩,要实地考察企业的业绩、广泛听取其他太阳城网址的回馈评价。5)相关证书,所需的等级证、特许行业应拥有特许的经营证等。此外还可参考其他的资格和荣誉证书,以便全方位的了解合同当事人的情况。

  ②审查合同文本。合同的文本格式极为严格,用语相当规范。合同是相当严肃的事情,合同一旦签订,合同的法律关系便会确立。在撰写与签订合同时,要仔细的研读合同文本,谨防错漏,因为在合同中多一个字或者少一个字都会对合同的内容与执行产生重大影响。有时疏漏是无心的,我们尚不能避免。有些不良企业甚至在合同上动歪脑筋故意设置文字陷阱,令其他企业上当,更让我们防不胜防。若在签订之前发现漏斗,尚可亡羊补牢:如果在签完合同之后才发现合同里的疏漏,那就为时已晚了。所以在签订合同之前要严格审查合同文本,防止“差之毫厘,谬以千里”的情况发生。正因为合同事关重大,所以一般都想用本单位起草的文本。但是不管是用自己草拟的,还是对方草拟的,认真审查合同文本都是必要的。同时对格式合同要格外审查。格式合同因存在着不平等问题,在《合同法》里有着严格的规定,违反了规定很可能会签订无效合同。若要避免因违背《合同法》产生合同无效的情况,格式条款可以做下面两点变通:第一、醒目提示规避自身责任、排斥对方主要权利的条款;第二、对所谓的格式条款做出一些让步,比如,让对方用选择或填空的方式来表达意愿,经过了这样的变通后,此项条款就不再是格式条款了。

  ③规范授权签订合同的管理制度。拥有授权委托书的单位和个人,可以代替企业行使企业授予的权利,与太阳城网址签订合同。因此授权委托书要规范且完善,否则被委托人便没有资格代替企业行使相关的权利,以之为前提所签订的一切合同便会失去法律效力。下面来看一下撰写授权委托书的几个注意点:首先其格式要规范,统一按照合同综合管理部门的标准撰写。其次内容要全面,必要项不应遗漏,主要内容包括:授权的时间、授权的范围、被授权人的姓名、被授权人的身份、授权的事宜、负责人的签字。出于节省手续的目的,负责人可一次性将某类合同授权某人签订,被授权人在所授权的时间和范围内签订的合同是有效合同反之则无效,管理部门要对被授权人的签约行为进行监管。

  合同专用章是企业保证签订的合同具有法定效力的重要依据。只有加盖了合同专用章的合同才是合法有效的合同,才是企业认可的合同,才是需要企业严格履行责任的合同。通过这样的方式一方面可以防止企业员工和一些部门通过加盖部门或其他公章的方式,对外私自签订不合法的合同给企业和他人造成不必要的损失。另一方面也可以防止一些人员躲避监管。从而加强了对合同的监管。

  ④督察合同的履行。签订合同是为了保障合同的履行,通过监督找出制约合同进程的因素,避免产生违约情况。而一旦发生违约行为,也可以有效明确违约责任,所以监督合同的履行很有必要。通常采用的方法是部分抽查同时配合重点检查。主要有三个方面的内容,1)核实各方是否严格履约,是否根据合同规定完成了所规定的进度,敦促他们履行合同;2)核查合同实施中是否发生了工期、设计上的变化,如果有变化,要以合同的形式对所变更的地方进行说明,额外签一个变更履约手续;3)查看是否违约,通常是超过了规定的施工期限、质量达不到合同规定造成的违约。由于处理违约牵涉到许多的法律条文,为此,需要重点监查合同的履行过程。要完好保存合同履行过程中每个环节形成的书面材料,因为每个环节往来的书面材料都有法律效力,一旦产生纠纷,这些书面材料会成为确立违约责任的有效凭证。

  ⑤合同结算管理。由于既涉及专业的法律知识又涉及专业的金融知识,此环节需要通过法律顾问部门和财务部门双方的配合来完成。

  ⑥及时处理违约纠纷。合同关系是一种法律关系,若违反了合同的相关规定就会构成违法,需要承担相应的法律后果,有时是民事的法律责任,比如支付赔偿金、支付违约金、勒令其履行合同等等。一旦触犯了刑法同样也要负相关刑事责任。违约条款在合同中必不可少,因为若出现违约,企业可以根据合同中的违约条款来挽回企业的损失。企业的法律顾问部门这时可以依据合同中相关条款,根据不同的情形,采取不同的方式(如协商、仲裁、申诉等)积极及时处理纠纷,让企业的合法权益得到有效保障,把企业的经济损失降到最低点。

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